Contoh Nota Kredit: Pengertian, Tujuan dan Manfaatnya Lengkap

Dalam suatu usaha, nota kredit merupakan dokumen yang sangat penting. Bukan hanya sebagai sekadar pencatatan biasa, tetapi termasuk dalam upaya untuk keamanan dan kelancaran administrasi usaha. Bagi pemula mungkin masih butuh contoh nota kredit untuk referensi yang tepat. 

Mungkin Anda sudah pernah mengenal istilah debet dan kredit Keduanya berbeda, dan nota kredit punya komponen-komponen penting yang harus tercantum agar informasi dalam dokumen jelas dan tidak menimbulkan kekeliruan. 

Nota kredit berperan sebagai dokumen yang menjadi bukti dari penjual kepada pihak lain terkait pernyataan piutang usaha atau mengurangi harga atas barang yang rusak atau barang dagang yang dikembalikan. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini. 

Pengertian Nota Kredit  Akuntansi

Nota kredit merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual sebagai administrasi pengurangan piutang ketika ada permasalahan produk atau kecacatan sehingga produk perlu diretur. Bukan hanya itu, ada kalanya suatu harga suatu produk turun sehingga perlu pembuatan nota kredit.

Pembuatan nota tersebut menjadi bukti untuk pengembalian uang pada pembeli. Oleh karena itu, nota kredit sangat penting untuk mengetahui sistem keluar masuknya uang. Pembuatan nota kredit memiliki beberapa poin penting yang harus tercantum, yaitu:

• Tersedia tagihan yang lengkap dengan alamat pengiriman dan tanggal.
• Penting untuk membuat keterangan nomor pemesanan yang jelas, terlebih untuk pemesanan yang banyak agar pelacakan jelas. 
• Pada kolom nota kredit harus ada nama produk, harga,  dan jumlah yang sesuai, diketahui dan disetujui pihak penjual maupun pembeli. 
• Tercantum ketentuan untuk proses pembayaran agar tidak menimbulkan permasalahan lain. 
• Tercantum keterangan alasan pembuatan nota kredit, termasuk judul sebagai nota kredit, bukan faktur atau tagihan. 

Baca juga: Cara Cek Angsuran Kredit Plus di Berbagai Platform

Perbedaan Nota Kredit, Nota Debet, dan Nota Kontan

Dalam pembuatan nota kredit, biasanya juga sekaligus dengan pembuatan nota debet. Keduanya memiliki fungsi yang berbeda sehingga jangan sampai keliru ketika membuat nota. 

Sebelumnya Anda telah mengetahui nota kredit merupakan nota dari penjual atas penerimaan kembali produk atau pengurangan harga, sedangkan nota debet adalah nota dari pembeli sebagai bukti pengembalian barang. 

Jadi, nota kredit untuk bukti pengurangan piutang atas pihak yang membeli, sedangkan nota debet untuk pengurangan utang usaha pihak yang membeli. Keduanya penting untuk diterapkan dalam bisnis Anda. 

Sementara itu, nota kontan merupakan bukti adanya transaksi penjualan atau pembelian suatu produk secara tunai. Contoh pembelian satu Hp X dengan harga satuan 2 juta dan dua laptop Z dengan harga satuan 10 juta, sehingga jumlah pada nota kontan 22 juta. 

Contoh Nota Kredit

Gambar 1. Nota Kredit 

Sumber: Fauzan, R. dkk (2023)

Gambar 1 menunjukkan contoh transaksi nota kredit perusahaan XXX YYY. Pada nota tersebut tertera jelas sebagai nota kredit, dengan informasi detail produk dengan harga dan total, serta dengan tanggal, alamat tujuan, dan nomor pemesanan. 

Fungsi nota kredit adalah retur penjualan. Nota tersebut nantinya juga menjadi data dimana perlu masuk ke jurnal umum, bukan hanya informasi debet saja, informasi kredit juga harus tercantum dengan lengkap. 

Baca juga: Perlindungan Nasabah Kredit Macet Pada Proses Pelunasan Hutang

Tujuan dan Manfaat Nota Kredit

Anda sudah mengetahui contoh nota kredit, lantas apa tujuan dan manfaat nota kredit? Tujuan nota kredit adalah untuk keperluan administrasi dan mencegah adanya data atau hasil yang tidak kacau atau tidak masuk akal pada laporan keuangan perusahaan.

Sedangkan manfaat nota kredit secara umum, yaitu memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak dan keamanan. nota kredit sebagai bentuk tanggung jawab atas produk yang tidak sesuai, cacat, jenis produk tidak sesuai, jumlah barang kurang, dan lain sebagainya.  Apa manfaat lainnya? 

1. Memudahkan Administrasi dan Operasional

Pencatatan nota kredit adalah salah satu pencatatan sistematis yang harus ada karena pencatatan akan bermanfaat untuk memudahkan administrasi. Dari pencatatan, perusahaan bisa tahu apa kesalahan perusahaan dan apa yang butuh perbaikan. 

Bukan hanya memudahkan administrasi, kegiatan operasional perusahaan juga bisa meningkat karena dari nota kredit penjual bisa tahu sistem kerja apa yang perlu ditingkatkan sehingga peningkatan operasional bisa tercipta melalui sistem yang lebih efektif dan efisien. 

Baca juga: Kode Referral DANA: Cara Mendapatkan Keuntungannya

2. Memudahkan untuk Evaluasi Kesalahan 

Nota kredit menjadi bahan evaluasi bagi pengembangan dan kemajuan perusahaan. Melalui nota kredit kesalahan bisa terlacak dan dapat diperbaiki. Perusahaan dapat mengetahui kelebihan atau kekurangan. 

Pengemasan produk mungkin butuh perbaikan atau pengiriman barang dari awal hingga sampai pada pembeli mungkin ada kesalahan sehingga butuh nota kredit yang jelas dan sesuai aturan agar perusahaan dapat mengoreksi dan menjadi lebih baik. 

Bayangkan jika catatan ditulis sembarangan, misal hanya ada nominal pengkreditan maka data tidak lengkap, barang apa yang dikembalikan? apa yang cacat? berapa banyak? berapa tanggal pengajuan? Data yang kacau, tidak lengkap tentu akan menyulitkan dan bahan evaluasi tidak jelas.

3. Menghindari Konflik Penjual dan Pembeli

Manfaat  yang penting lain yaitu, menghindari konflik antara penjual dan pembeli. Berkembangnya perusahaan tentu tidak luput dari saran atau feedback pembeli. Oleh karena itu, perusahaan perlu membangun kepercayaan dan menghindari konflik.

Apabila produk cacat dan harus retur, maka perusahaan harus bisa mengatasinya dengan tepat agar tidak terjadi konflik dan menjaga citra perusahaan. Dalam hal ini, nota kredit sebagai jaminan keamanan baik untuk penjual maupun pembeli. 

Kasus lain yang memungkinkan perusahaan untuk mengeluarkan nota kredit, yaitu ada kelebihan pembayaran pada tagihan, harga yang tidak sesuai pada faktur sehingga ada nota kredit untuk retur agar situasi tidak menimbulkan masalah lebih lanjut.

Anda bisa menggunakan contoh nota kredit sebagai referensi. Buat Nota kosong dan isi sesuai dengan data perusahaan Anda. Pastikan tercatat dengan benar dan lengkap karena nota kredit sebagai bukti dokumen valid dalam transaksi bisnis Anda.